POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS.
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Contenido:
PAG.
- RESPONSABLE.
La ley define al responsable como la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y el Tratamiento de los datos,
así las cosas, el responsable de los datos recolectados y sujetos a la presente política de
tratamiento de datos es la sociedad Soluciones de Mantenimiento Automotriz S.A.S. con NIT
9014694320 , domicilio principal en la ciudad de Medellín en la dirección Calle 30 A No 82 A 26
bodega 25, electrónico info.spacarwashmovil@gmail.com y teléfono 3002285988.
En cumplimiento de la ley se le informa al propietario de la información (titular) cuales son las
obligaciones que la norma obliga al responsable, es decir a nuestra sociedad, de esta manera
dichas obligaciones son:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas
data. - Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. - Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
- Designar a una persona o área dentro de la organización empresarial que asuma la función
de protección de datos personales, que dará trámite a las solicitudes de los Titulares de
consultas o reclamos. - Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado
cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. - Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los
códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los
Titulares. - Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y
Comercio. - Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva
autorización otorgada por el Titular. - Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le
asisten por virtud de la autorización otorgada. - Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. - Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento,
todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y
adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se
mantenga actualizada. - Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del
Tratamiento. - Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo
Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente
ley. - Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de
seguridad y privacidad de la información del Titular. - Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en
discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya
finalizado el trámite respectivo. - Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
- Tratamiento
Soluciones de mantenimiento automotriz S.A.S. ha recolectado una serie de datos personales que
se encuentran catalogados en bases de datos con el fin de darles un tratamiento diferencial, el
cual obedece a la finalidad clara e informada a los propietarios de dicha información en el
momento de su recolección mediante una autorización de las cuales reposa prueba física y
electrónica en las instalaciones principales de la organización; así las cosas, el tratamiento está
compuesta de las siguientes etapas:
● Recolección. La recolección de los datos por parte de Soluciones de mantenimiento
automotriz S.A.S. se ha realizado con sujeción a la ley, indicándole al titular que suministra la
información personal, el tratamiento al cual van a ser sometidos sus datos, sus derechos, la
forma en cómo puede acceder a las políticas y la manera en que puede ejercer sus derechos,
así las cosas, el responsable ha realizado el debido aviso de privacidad al titular y este último,
le ha otorgado a la organización su autorización para realizar el tratamiento correspondiente;
de lo anterior la organización empresarial responsable del tratamiento guarda prueba física y
electrónica en el lugar de almacenamiento.
● Almacenamiento. Los datos recolectados se encuentran almacenados en la nube, en un
espacio en la nube (Firebase). Por su parte, los documentos físicos que se encuentran
almacenados bajo llave en un archivador ubicado en las instalaciones de nuestra oficina en la
dirección calle 30 A No. 82 A 26(bodega 25), al interior del Centro Comercial Los Molinos. Las
personas que tienen acceso a esta información son la auxiliar administrativa y la gerencia.
● Tratamiento. El tratamiento de cada base de datos está sujeto a la finalidad especifica de las
mismas, sin embargo, el responsable no realiza transferencia ni transmisión de los datos
personales que se encuentran en las bases de datos.
● Supresión. El responsable suprime toda la información personal que se encuentra en las bases
de datos cuando dicha información, uso de la misma o la finalidad ha variado y no obedece a
la autorización otorgada por el titular, de igual manera la información es suprimida cuando el
titular así lo requiere por los medios que para tal fin se han destinado en el presente
documento.
Para el almacenamiento, tratamiento y en general para todos los efectos de la presente política de
datos, las finalidades a las que motivan la recolección y tratamiento de datos personales,
obedecen a la clasificación de las bases de datos que tiene en su poder el responsable, dichas
bases y su finalidad son las siguientes:
Base de datos Finalidad
Socios
Identificar plenamente los accionistas de la sociedad, así como establecer
claramente los lugares de contacto y facilitar la comunicación con los
mismos.
Personal
Lograr la identificación completa del aspirante o trabajador para generar los
análisis sociodemográficos, condiciones psicológicas del trabajador para el
cargo al que aspira o desempeña, facilitar los procesos de gestión, de
comunicaciones, citaciones y en general todos los procesos legales que
requiere el conocimiento detallado de los datos que se poseen, así como
dar cabal cumplimiento a las afiliaciones que por ley son obligatorias para
con los mismos, así como realizar los procesos de gestión interna.
Contratistas
Identificación plena de la persona con la que se tiene una relación de
carácter comercial, para efectos de comunicación, pago, gestión
administrativa de colaboradores, consulta y reporte a centrales de riesgo,
así como realizar los procesos de gestión interna
Proveedores
Identificación plena de la persona con la que se tiene una relación de
carácter comercial, para efectos de comunicación, pago, gestión
administrativa de colaboradores, consulta y reporte a centrales de riesgo,
así como realizar los procesos de gestión interna
Clientes
Identificación plena de los clientes, realizar gestiones administrativas y de
mercadeo, así como tener un contacto directo con los clientes; incluir al
cliente en temas de mercadeo, entrega de domicilios, publicidades, ofertas
y rifas.
- Derechos del Titular
Como titular de los datos personales que se encuentran almacenados y están siendo tratados por
el responsable, se le informa que bajo la normatividad para la materia usted cuenta con los
siguientes derechos, a los cuales puede acceder de forma gratuita:
● Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento
o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos
parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo
Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
● Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando
expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo
previsto en el artículo 10 de la ley 1581 del 2012.
● Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa
solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
● Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo
dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
● Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se
respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o
supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado
que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a
esta ley y a la Constitución.
● Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
- Procedimiento para acceder a los derechos.
Cualquier persona que desee realizar una consulta a SMA Automotriz S.A.S. o realizar una
solicitud, queja o reclamo, puede hacerlo siguiendo los pasos que se le indican a continuación, se
le recuerda a nuestros clientes, proveedores, contratistas, y a nuestro personal que no existe
ningún cobro por realizar estas consultas, es totalmente GRATIS, sin embargo, si desea realizar
varias peticiones, consultas o cualquier otro tipo de procedimiento en un término inferior a un
mes, la expedición de las copias y del envío serán cobrados.
Debes enviar un correo a la dirección: info.spacarwashmovil@gmail.com, donde el líder del
proceso de mercadeo atenderá con gusto tu consulta, para realizar esta consulta debes aportar lo
siguiente:
a. Copia de la cédula de ciudadanía, si eres el dueño de los datos.
b. Si la persona dueña de los datos ha muerto, debes aportar prueba del vínculo
familiar que tenías con esa persona.
c. Si vas a solicitar algo en nombre de otra persona, háznoslo saber aportando el
poder.
Dentro del correo en asunto, infórmanos que procedimiento deseas hacer; existen dos tipos de
procedimientos: - Consultas
- Peticiones, quejas o reclamos.
Si deseas realizar una consulta con respecto a tus datos personales el correo debe contener por lo
menos los siguientes elementos:
a. La Fecha.
b. Nombre completo del dueño de los datos personales.
c. Dirección física o electrónica a la cual se pueda enviar la respuesta.
d. Quien solicita la información. (la cedula, por ejemplo).
e. Información que desea conocer.
Cuando recibamos el correo, te contestaremos para que sepas que ya lo hemos recibido, y tu
consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la
fecha en que la recibimos. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término,
se te enviará un correo expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se
atenderemos su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes
al vencimiento del primer término.
Si lo que deseas hacer es una petición de corrección, actualización o supresión debes aportar en el
correo lo siguiente:
- El reclamo va dirigido a la SMA Automotriz S.A.S. y debes informar por lo menos lo
siguiente:
a. Tu identidad o si actúas a nombre de otra persona,
b. Cuéntanos los motivos que te llevan realizar la petición,
c. la dirección física o electrónica donde se podamos dar respuesta, y
d. acompañando los documentos que se quiera hacer valer. - Si el reclamo está incompleto, se te avisara dentro de los cinco (5) días siguientes a la
recepción del correo. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que
presentes la información requerida, se entenderá que has desistido del reclamo. - Si tu solicitud o reclamo no tiene que ver con las Bases de Datos, enviaremos tu petición al
encargado en dos (2) días hábiles y te contaremos que está sucediendo. - Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una nota que dice
«reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. - El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir
del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de
dicho término, se te informará los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá tu
reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer término. - Vigencia.
Las políticas acá presentadas a los titulares entran en vigencia el día 1 de enero del año 2017,
cualquier modificación a las mismas será informada a los titulares de inmediato.
El presente documento se encuentra exhibido en las sedes de los centros comerciales en donde la
Empresa tiene presencia y podrán ser consultados en los correos electrónicos que para tal fin se
han dispuesto, de igual manera se encuentra publicado en la página de internet de la SOCIEDAD
https://carwashmovil.com
Si no solucionamos tu petición puedes elevar una consulta o reclamo a la Superintendencia de
Industria y Comercio, pero antes de ir debes agotar los trámites que te contamos en las hojas
anteriores.
SMA Automotriz S.A.S. realiza una actualización de datos periódicamente para evitar tener datos
inexactos.